3 smarta tips för en mer produktiv vardag

Pen and Notebook Writing Calendar

Stäng av notifieringar

Det är lätt att distraheras om dagarna med alla notifieringar från smarta armbandsur, mobiltelefoner och datorer. En stor del av informationen som dyker upp i tid och otid är sådant som inte är viktigt så vårt första tips är att man helt stänger av notifieringar från källor som inte är viktiga.

Det kan röra sig om sociala nätverk som Facebook, Twitter och Instagram. E-postmeddelanden av privat natur eller det senaste från nyhetsapplikationer. Om de inte är nödvändiga för ditt arbete – stäng av dem helt tills arbetsdagen är slut.

För notifieringar som absolut måste hanteras under en arbetsdag kan det vara praktiskt att göra något som kallas ”batching”. Det betyder att man avsätter speciella tider varje dag där man går igenom allt nytt som inkommit; istället för att hela tiden bli påmind via pling, popups och liknande.

Ta en timme på förmiddagen och en timme på eftermiddagen (justera tiderna efter dina behov) för att gå igenom e-post, meddelanden och annat som berör ditt jobb. Innan och efter dessa tiderna är strikt arbettid utan meddelanden. På så vis störs du inte och kan helt fokusera på uppgiften framför dig.

Vår hjärna föredrar nöje framför produktivitet och notifieringar är att likställa med nöje. Så varje gång det plingar till i mobiltelefonen ser hjärnan det som något positivt och får tankarna att vandra bort från produktivitet.

Stäng av alla notifieringar.

Skriv en journal

Ta några minuter varje dag och skriv ner anteckningar i en journal. Det är ett effektivt sätt att minnas viktiga saker, hjälper kroppen att slappna av och det ger rutin i vardagen. Att skriva en journal varje dag är ett välkänt knep som många journalister använder sig av för att lyfta fram undermedvetna tanker på papper.

Börja varje dag med att skriva ner de viktigaste målen för dagen, sådant som absolut måste avslutas innan morgondagen. Skriv även ner korta anledningar till varför målen måste uppnås. Om man tappar fokus under arbetsdagen kan man alltid gå tillbaka i journalen och påminna sig själv om vad som ska göras och varför.

När du kommit igång med arbetsrelaterade anteckningar kan privata saker som fritidsaktiviteter också skrivas ner. Dela upp anteckningarna på ett för dig praktiskt sätt och börja skriv. Det  räcker med fem minuter om dagen till att börja med. Så länge du skriver och tar journalen på allvar.

Den här tekniken kräver övning och rutin för att fungera optimalt så se till att öva, öva och öva. Prova att skriva på morgonen, mitt på dagen och eftermiddagen för att se vad som passar dig bäst. Gärna på blankt eller prickat papper för att bättre utnyttja utrymmet och inte begränsas av linjerna. En fenomenal tillverkare för anteckeningsböcker är Moleskin.

Ett tips – kolla in bulletjournal.com för en riktigt bra start.

Minska antalet beslut

Vi tar mängder av beslut varje dag – allt från vad vi ska ha för kläder på oss till arbetsfördelning på jobbet och vem som ska laga mat till kvällen. För många beslutsfattningar och vi riskerar att drabbas av något som kallas beslutströtthet. Effektivt beslutstagande minskar riskerna rejält.

Varje människa har något vi kallar beslutspoäng. Varje gång vi tar ett beslut dras poäng från högen och mängen bestäms från gång till gång beroende på hur viktigt eller omfattande beslutet är. När alla är slut påverkas vi negativt  för varje nytt beslut. Vi har nått gränsen för att kunna ta bra beslut och drabbats av beslutströtthet.

När det sker blir det svårare och svårare att komma till bra insikter för att ta ett bra beslut. Därför är det viktigt att man ständigt övar sig och hittar bra system för att inte alla poängen ska ta slut innan arbetsdagen är över. Det kanske låter lite luddigt men om du tänker efter så är det här något viktigt.

Att ta ett eller två beslut om dagen gör ingen skillnad, att behöva ta hundra däremot är mentalt tröttande. Därför bör man eliminera så många risker som möjligt i processen. Man kan börja med att dra ner på antalet beslut om saker som sker flera gånger i veckan. Ta något enkelt som att välja kläder för veckan. Begränsa mängden plagg i klädesskåpet och förbestäm på söndagen vad kommande veckans kläder ska vara. Gör matlistor för hela veckan, bestäm återkommande tider i god tid och håll dig till dem.

Se även till att alla beslut tas på full mage då en tom sådan dränerar energi som behövs när du tar beslut. Planera de stora besluten till direkt efter frukost, middag eller kvällsmat. Jag själv vet mycket väl hur illa besluten kan bli när magen skriker efter mat.

Börja med att skriva ner en lång lista med alla beslut du behöver ta om veckorna. Allt från att bestämma mat till klädesval och barnhämtning. Minimera därefter beslutsbehoven genom att förenkla och dra ner på valen. Ät samma mat flera gånger i veckan (tråkigt, jag vet), bär samma kläder flera gånger och befäst tider.

Med tiden minskar mängden beslut, hjärnan avlastas och du kan ta bättre beslut när de riktigt stora, viktiga kommer.