Så hanterar du stora mängder e-post – 3 smarta tips

Väller e-postmeddelanden in till din inkorg och känner du hur stressen gör sig allt mer påmind allt eftersom veckorna går? Då kan det vara bra att se över hur du hanterar din e-post och hur dina meddelanden ska prioriteras för ökad lugn i själen. Man kan inte göra allt på en och samma gång men tre enkla punkter finns att göra som kan implementeras i arbetsrutinen redan idag.

Ta en paus

Det kanske enklaste är att ta ett steg tillbaka från dator och smartphone för att ta en välbehövlig paus. Även om det finns personer som fullkomligt skriker efter din uppmärksamhet med krav på svar så hjälper det varken dem eller dig själv om du bränner ut dig.

En bra lösning som många kan använda sig av är dedikerade tider då e-post kollas av och svaras på. Exempelvis kan man avsätta en timme på morgonen och en timme på eftermiddagen till att svara på meddelanden som inte är kritiska. Under resten av dagen så kan man faktisk få saker gjorda istället.

Stäng av notifieringarna

Pling. Ett nytt meddelande har inkommit. Pling. Någon skrev till dig på Facebook. Pling. Ett sms har skickats till din telefon.

Känner du igen dig? Du och många andra lär känna igen alla dessa ljud (eller missljud) som hörs varje gång man får en notifiering. Ljud som gör att man känner ett behov av att kolla varför det lät.

Stäng av notifieringarna och arbeta i tystnad ett tag så märker du snart hur mycket man får gjort när ingen stör mitt i det kreativa. Tänk på att detta även gäller visuella notifieringar så vänd telefonen så skärmen hamnar neråt, stäng ner e-postprogrammet och öppna inte Facebook på datorn. Koppla ner ett litet tag. Koppla av.

Pomodoro

Använd Pomodoro-metoden för att dela upp arbetsdagen på ett bra sätt. Vad det innebär är att man avsätter 25 minuter dedikerat arbete utan uppehåll och sedan tar 5 minuters paus. Upprepa fem gånger och ta sen en längre paus.

Avsätt en 25-minutersperiod till e-post och håll den tiden slaviskt. När tiden är slut tar man en paus och sen byter man arbetsuppgift från e-post till något annat. Arbetar man med ett längre projekt (alltså INTE att svara på meddelanden) så avsätter man fler perioder tills det är helt klart.

Svårare än så behöver det inte vara. Givetvis finns inget som säger att det här är en optimal lösning för dina behov. Inte heller kommer alla att kunna ta de tre nämnda punkterna och bli effektivitetsmästare på nolltid.

Snarare handlar det om att bryta ett mönster och vända en destruktiv vana till något bättre. Hur gör du för att bryta negativa mönster och hur hanterar du stora mängder e-post (om du faktiskt gör det)?

Skriv en kommentar och tips oss andra!