Tänk dig att du i många år har haft ett bekvämt digitalt hem för din e-post och dina filer, kanske till och med med en personlig domän som ger en professionell touch. För många som tidigt anammade Googles tjänster har den kostnadsfria versionen av G Suite, numera känd som Legacy G Suite, varit just det. Men nu står en förändring för dörren.
Användare av Legacy G Suite kommer snart att övergå till en modell med samlad lagring, en nyhet som kan påverka hur du och andra i din organisation hanterar ert digitala utrymme. Från och med den 1 maj 2025 kommer den individuella lagringen att ersättas av en gemensam pott som delas av alla användare inom kontot.
Vad är samlad lagring och hur påverkar det dig?
Den stora nyheten är alltså att Legacy G Suite går över till så kallad samlad lagring. Det innebär att den totala lagringskapaciteten för ditt G Suite-konto kommer att delas mellan alla användare som är kopplade till kontot.
Tidigare hade varje användare en egen fast tilldelning på till exempel 15 GB. Med samlad lagring kommer det inte att ske någon minskning av den totala lagringsmängden för kontot i samband med övergången. Om du till exempel har ett konto med fem användare som tidigare hade 15 GB var, kommer ni fortfarande att ha totalt 75 GB, men nu i en gemensam pott.
Enligt Google själva ska förändringen ge en ”enklare och mer flexibel hantering av lagring”.
Tanken är att om en användare behöver mer än 15 GB och en annan använder mindre, så kan den första användaren nu dra nytta av det utrymme som den andra inte använder. Kontoadministratörer kommer också att få möjlighet att sätta individuella lagringsgränser för användare för att förhindra att en enskild person tar upp allt utrymme. är bra att veta vad som faktiskt räknas mot lagringsutrymmet. Det inkluderar filer i Google Drive, e-post i Gmail och foton och videor i Google Photos som lagras i originalkvalitet. Vissa saker räknas dock inte, som till exempel genvägar i Drive och filer som har delats med dig (om du inte är ägaren).
Även om den totala lagringsmängden initialt förblir densamma, kan den faktiska användbara lagringen för enskilda användare i praktiken minska om en person konsumerar en stor del av det gemensamma utrymmet. Det skapar ett beroende mellan användarnas lagringsvanor som inte fanns tidigare. Googles argument om ”enklare och mer flexibel” kan vara mer relevant för större organisationer med varierande lagringsbehov hos anställda, och mindre så för de mindre och mer förutsägbara Legacy G Suite-kontona som ofta används av familjer eller små grupper.
Införandet av administratörskontroller för att sätta individuella gränser tyder på att Google är medvetet om risken för att enskilda användare kan ”lägga beslag” på en oproportionerligt stor del av lagringen och erbjuder därför ett verktyg för att hantera detta. Detta innebär dock också en ökad administrativ börda som inte fanns med det tidigare systemet med individuella kvoter.
Varför denna förändring? Googles förklaring och möjliga orsaker
Google anger själva att samlad lagring ger ett ”enklare och mer flexibelt sätt att hantera lagring” och påpekar att kunder med Google Workspace redan har haft fördelen i flera år. Övergången kan ses som ett sätt att standardisera lagringsmodellen för Legacy G Suite så att den överensstämmer med den som används i de betalda versionerna av Google Workspace (med undantag för vissa Enterprise-planer).
Det är också möjligt att förändringen kan leda till kostnadsbesparingar för Google. Att hantera en enda stor lagringspool kan vara mer effektivt än att underhålla individuella tilldelningar för ett stort antal Legacy-konton. Dessutom kan förändringen vara ytterligare ett steg i att uppmuntra Legacy-användare att så småningom uppgradera till betalda Google Workspace-planer, särskilt om deras gemensamma lagring inte längre räcker till. Slutligen kan det också handla om en teknisk förenkling. Att underhålla två olika lagringsmodeller (individuell och samlad) för i princip samma plattform kan skapa tekniska komplikationer.
Googles betoning på ”enklare och mer flexibel” kan vara en motivering som i första hand gynnar deras egen drift snarare än att nödvändigtvis ge en betydande fördel för majoriteten av Legacy-användare som troligen hade en hanterbar individuell lagringsanvändning. Det faktum att betalda Workspace-planer redan använder samlad lagring tyder starkt på att Google strävar efter ett enhetligt system i bakgrunden, vilket förenklar deras infrastruktur och potentiellt minskar underhållskostnaderna.
Möjligheten till merförsäljning är ett återkommande tema i Googles hantering av Legacy G Suite, vilket framgår av det tidigare försöket att tvinga fram uppgraderingar. Förändringen kan vara ett mer subtilt sätt att styra användare mot betalda planer om deras delade lagring blir en begränsning.
Potentiella nackdelar och vad du bör tänka på
Även om samlad lagring kan ha sina fördelar, finns det också potentiella nackdelar att beakta. En uppenbar risk är om en eller flera användare inom kontot har ett betydligt högre lagringsbehov än andra. Dessa ”storförbrukare” kan snabbt fylla upp den gemensamma potten och därmed påverka tillgängligheten för övriga användare. Det innebär att kontoadministratörer kommer att behöva vara mer aktiva i att övervaka lagringsanvändningen för att säkerställa en rättvis fördelning och undvika att den totala gränsen nås. Det kräver en mer aktiv hantering än tidigare.
Det är också viktigt att vara medveten om vad som händer om den totala lagringen överskrids. Även om de tillgängliga källorna inte i detalj beskriver konsekvenserna specifikt för Legacy-konton, så indikerar de generella policyerna för Google Workspace att användare kan förlora möjligheten att ladda upp nya filer eller skicka och ta emot e-post om gränsen överskrids.
En annan viktig aspekt är att användare inte har möjlighet att välja bort övergången till samlad lagring. Bristen på valfrihet kan vara frustrerande för vissa användare som var nöjda med det tidigare systemet. Slutligen visar kommentarerna i Slashdot-diskussionen att det finns en utbredd skepsis och oro bland användare gällande ytterligare förändringar eller till och med en eventuell nedläggning av tjänsten i framtiden.
Avsaknaden av ett alternativ att välja bort förändringen understryker Googles fasta beslut i frågan och kan göra att användare känner sig maktlösa när det gäller hanteringen av sin lagring. De negativa kommentarerna på Slashdot visar en bredare känsla av frustration och misstro mot Google, som härrör från tidigare erfarenheter av förändringar och nedläggningar av tjänster. Det tyder på att Google behöver vara uppmärksamt på användarnas uppfattning och kommunikation under övergången.
Vad händer om lagringsutrymmet inte räcker?
Om det skulle visa sig att den totala lagringskapaciteten inte räcker till efter övergången till samlad lagring, kommer det att finnas möjlighet att köpa ytterligare utrymme.
Google har meddelat att extra lagring kommer att kunna köpas i steg om 100 GB, och att det kommer att erbjudas till en rabatterad kostnad. Det vanliga priset för 100 GB är 15 USD, men den exakta rabatten för Legacy-användare har ännu inte specificerats. Det skapar en viss osäkerhet kring den faktiska kostnaden.
För att undvika att behöva köpa extra lagring kan det vara bra att se över hur lagringsutrymmet används. Genom att radera onödiga filer, tömma papperskorgen och identifiera användare som använder mycket lagring via Google Admin-konsolen kan man eventuellt frigöra utrymme.
Erbjudandet om en ”rabatt” på ytterligare lagring, utan att specificera beloppet, kan vara ett sätt att göra det betalda alternativet mer lockande samtidigt som det potentiellt ökar Googles intäkter. Behovet för Legacy-användare att nu eventuellt behöva betala för lagring går direkt emot den ursprungliga ”gratis”-karaktären hos tjänsten och kan vara en källa till missnöje för många.
Bakgrund: Legacy G Suite – En tillbakablick
Tjänsten, som ursprungligen gick under namnet Google Apps, erbjöds en gång i tiden kostnadsfritt och gav användare möjligheten att använda Gmail med en egen domän . Erbjudandet upphörde för nya användare redan 2012. Den kostnadsfria versionen blev populär bland familjer och mindre grupper som behövde en gemensam domän för sina digitala behov. Befintliga användare har sedan dess kunnat fortsätta att använda tjänsterna utan kostnad, med en individuell lagringstilldelning på vanligtvis 15 GB per användare.
År 2020 bytte G Suite namn till Google Workspace. Det är värt att notera att Google tidigare, år 2022, försökte tvinga Legacy G Suite-användare att övergå till betalda Workspace-planer, men företaget backade från beslutet efter motstånd från användarna. Historiken kan göra att vissa användare känner en viss oro inför den nuvarande förändringen.
Den långa perioden som den kostnadsfria tjänsten har funnits har sannolikt skapat en känsla av trygghet och förväntan hos många användare. Att en tjänst som varit gratis under så lång tid nu genomgår en så pass fundamental förändring kan därför upplevas som ovälkommen. Det faktum att Google tidigare har försökt att migrera användarna till betalda planer, och sedan backat, antyder att även om användarnas åsikter kan ha viss inverkan, så fortsätter Google att söka efter sätt att anpassa och eventuellt monetisera dessa äldre konton.
Via The Verge